Automation & Agents

AI-agents

Een digitale assistent die dag en nacht leest, uitzoekt en voorbereidt.

AI-agent · aanvraag van een klantActief
Taak komt binnenOfferteaanvraag

met een tekening

ontvangen
A.C.ELeest en zoekt op

in je eigen bestanden

  • ActieOfferte

    in concept klaargezet

    klaar
  • ActieNavraag

    twee vragen voor de klant

    wacht
  • ActieLogboek

    elke stap vastgelegd

    jij keurt goed
Gebouwd door Thiery & Pierce

A.C.E

Automatisering en agents

Een systeem dat het voorwerk doet. Het leest wat er binnenkomt, zoekt op wat het nodig heeft in jouw eigen bestanden en systemen, en zet het antwoord of de offerte klaar. Jij kijkt ernaar en drukt op verzenden.

01

Offerteaanvraag

Leest de aanvraag en de bijlage, zoekt je prijzen op en zet de offerte klaar in jouw sjabloon.

02

Werkbon naar factuur

Neemt uren en materiaal van de bon over en maakt de factuur, met de juiste btw en het juiste project.

03

Bonnetjes

Leest bedrag, datum en leverancier van een foto van een bon en zet hem op de goede plek in de administratie.

04

Afspraak inplannen

Kijkt wanneer het kan, stelt drie momenten voor en zet de afspraak klaar zodra er antwoord is.

05

Inkomende mail

Sorteert wat binnenkomt, haalt eruit wat een aanvraag is en zet een concept-antwoord klaar.

06

Nabellen

Houdt bij welke offerte nog geen antwoord heeft en zet hem op je lijst voordat het te laat is.

Wat het is

Het voorwerk gedaan voordat jij begint.

Automatisering volgt vaste regels. Een agent kan werk aan dat niet elke keer hetzelfde is: een mail lezen en begrijpen wat de klant vraagt, informatie opzoeken in je systemen, een antwoord of offerte voorbereiden. De agent zet het klaar, iemand van jouw kant kijkt ernaar en drukt op verzenden.

Mail en aanvragen

De agent leest wat binnenkomt, begrijpt de vraag en zet een antwoord klaar.

Offertes in concept

Uit een aanvraag, een tekening of een eerdere offerte, klaar om na te kijken.

Opzoeken

Informatie uit je eigen documenten, CRM of ERP, zonder dat iemand hoeft te zoeken.

Dag en nacht

Het voorwerk gaat door buiten kantoortijd. De volgende ochtend ligt het klaar.

Logboek

Elke stap vastgelegd: je ziet wat de agent deed, met welke informatie en waarom.

Afspraken vooraf

Wat de agent zelf afhandelt en wat eerst langs een collega gaat, leggen we vooraf vast.

Onze agents

Zes agents, elk voor één taak.

Een agent neemt één afgebakende taak over. Wat gevoelig is, keur jij eerst goed. Welke je als eerste inzet, hangt af van waar bij jou de meeste tijd in gaat.

Lead Follow-up Agent

Laat geen aanvraag meer stilvallen.

  • Leest het formulier uit en controleert of alles erin staat
  • Vat de aanvraag samen en geeft hem een label
  • Zet hem in je CRM of inbox
  • Maakt een antwoordconcept dat jij goedkeurt

Inbox Agent

Grip op je zakelijke inbox.

  • Sorteert binnenkomende mail
  • Markeert wat dringend is
  • Zet antwoorden op vaste vragen klaar
  • Vat bijlagen samen en maakt er taken van

Quote Assistant

Van aanvraag naar offerte zonder overtypen.

  • Zet de gegevens uit de aanvraag op een rij
  • Vraagt ontbrekende informatie na
  • Zet een offerteconcept klaar met jouw prijsregels
  • Jij keurt goed, daarna plant hij de opvolging

Knowledge Assistant

Je bedrijfskennis direct bruikbaar.

  • Werkt alleen met documenten die jij goedkeurt
  • Geeft bij elk antwoord de bron
  • Zegt het eerlijk als het er niet in staat
  • Stuurt de vraag dan door naar een collega

Appointment Agent

Afspraken zonder heen-en-weer mailen.

  • Kijkt in je agenda wanneer je kunt
  • Stelt een tijd voor en stuurt de bevestiging
  • Stuurt een herinnering vooraf
  • Verwerkt verzetten en afzeggen

Voice Agent

De telefoon opgenomen, ook als jij bezig bent.

  • Neemt op als jij niet kunt, en zegt dat hij een AI-assistent is
  • Noteert wie er belt en waarvoor
  • Plant een terugbelmoment of een afspraak
  • Verbindt door of zet het klaar voor een collega
Waar de meeste beginnen

Leadopvolging: geen aanvraag meer die blijft liggen.

De meeste bedrijven beginnen hier, omdat het direct aansluit op je site en je marketing. Zo loopt een aanvraag erdoorheen.

  1. 01

    Aanvraag komt binnen

    Via je site, mail of WhatsApp, op één plek.

  2. 02

    Gecontroleerd

    Staat alles erin wat je nodig hebt? Zo niet, dan vraagt hij het na.

  3. 03

    Samengevat en gelabeld

    Wat wil de klant, hoe dringend is het, welke dienst.

  4. 04

    In je systeem

    De lead staat in je CRM of inbox, met alles erbij.

  5. 05

    Antwoord klaar

    Een concept staat klaar. Jij keurt goed en verstuurt.

  6. 06

    Opgevolgd

    Een taak of afspraak staat ingepland, en je ziet de status.

Voor je bedrijf

Waar in je bedrijf dit het verschil maakt.

Verkoop

Een aanvraag lezen en de offerte in concept klaarzetten.

Klantenservice

Antwoorden uit je eigen informatie, klaargezet ter controle.

Inkoop

Orderbevestigingen en leveranciersmails naast je bestelling leggen.

Kennis

Vragen van je eigen team beantwoorden uit handleidingen en eerdere dossiers.

Binnendienst

Het voorwerk bij een nieuwe klant of order, zodat jij alleen nog hoeft te beslissen.

Wat het oplevert

Tijd, overzicht, minder fouten en lagere kosten.

Tijd

De uren die nu naar overtypen, opzoeken en nabellen gaan, komen terug bij het werk waar je bedrijf van leeft.

Overzicht

Aanvragen, orders en afspraken op één plek, met een logboek van wat er gebeurd is. Niets blijft in iemands inbox liggen.

Minder fouten

Geen tikfouten bij het overtypen, geen vergeten opvolging, en elke stap elke keer op dezelfde manier.

Kosten

Meer werk verzetten zonder extra mensen aan te nemen, en minder geld kwijt aan fouten en aanvragen die blijven liggen.

Hoe we het opzetten

Stap voor stap, en jij houdt de controle.

  1. 01

    Taak kiezen

    We beginnen met één taak die veel tijd kost en goed te controleren is.

  2. 02

    Grenzen

    We leggen vast wat de agent mag lezen, wat hij mag klaarzetten en wat nooit zonder jouw akkoord gebeurt.

  3. 03

    Bouwen

    Met toegang tot alleen de systemen die jij aanwijst, in een afgeschermde omgeving.

  4. 04

    Meelopen

    Eerst kijkt iemand van jouw kant elk voorstel na. Je ziet wat hij doet voordat hij meer mag.

  5. 05

    Overdragen

    Logboek, uitleg en schakelaar: jij houdt het overzicht en de controle.

Regel of agent

Niet alles heeft AI nodig. Soms is een vaste regel beter.

Een vaste regel is goedkoper, sneller en voorspelbaarder. Een agent zetten we alleen in waar iets begrepen moet worden.

Een vaste regel volstaat als

  • De regels veranderen niet
  • De stappen zijn elke keer hetzelfde
  • Er hoeft weinig tekst begrepen te worden
  • Een fout is makkelijk na te kijken

Een agent is nodig als

  • Wat binnenkomt is rommelig: mail, tekst, documenten
  • Er moet iets begrepen worden, niet alleen verplaatst
  • Er zijn meerdere mogelijke vervolgstappen
  • Een collega handelt de uitzonderingen af
Overdracht

Je team weet hoe het werkt, voordat het live gaat.

Bij de overdracht krijgt je team een korte uitleg, op papier en in een gesprek.

Wat het systeem doet

In gewone taal: welke taken het overneemt en welke niet.

Welke gegevens het gebruikt

Waar het bij mag, en waar niet.

Wanneer een collega meekijkt

Welke stappen altijd eerst goedgekeurd worden.

Hoe je een fout meldt

Eén vaste plek, en wie het dan oppakt.

Wat er niet in mag

Welke informatie je nooit in een AI-tool zet.

Wie het aanpast

Wie wijzigingen doet, en hoe je daarom vraagt.

Bedrijven die AI gebruiken moeten zorgen dat hun mensen er genoeg van weten. Dat staat in artikel 4 van de Europese AI-verordening. Deze uitleg hoort daarom bij elke oplevering.

Risico's

Waar het misgaat bij anderen, en wat wij eraan doen.

Een koppeling met je CRM, ERP of boekhouding raakt het hart van je bedrijf. Zo richten we dat in.

Of wij zelf bij je gegevens kunnen

Dat hoort niet nodig te zijn. Het systeem draait op jouw accounts en in jouw omgeving; wij hebben toegang zolang we eraan bouwen en daarna alleen als je erom vraagt. Wat we wél zien, staat in het logboek dat jij ook kunt lezen.

Je klantenlijst in een gratis AI-tool

Eén medewerker die een lijst met klantgegevens in een chatbot plakt, en je weet niet meer waar die gegevens staan. Wij werken alleen met diensten die vastleggen dat jouw gegevens niet in hun model belanden, en zetten de koppeling zo op dat alleen de gegevens meegaan die voor de taak nodig zijn. Waar het kan op een Europese server.

Een systeem dat overal bij mag

Wat overal bij kan, kan overal iets stukmaken. Elke agent krijgt alleen toegang tot de mailbox, map of lijst die hij voor zijn taak nodig heeft. De rest bestaat voor hem niet.

Een factuur die zonder controle de deur uit gaat

Automatisch werken is prima, tot er geld of een klantafspraak aan hangt. Wat het systeem zelf afhandelt en wat eerst langs een mens gaat, spreken we vooraf af, met een bedrag erbij.

Niemand die weet wat er gebeurd is

Als het misgaat wil je kunnen terugzoeken, niet hoeven geloven. Elke actie staat in een logboek: wat er gebeurde, wanneer en waarom, en wie het in gang zette.

Vastzitten aan degene die het bouwde

Een systeem op andermans accounts is een systeem dat je kwijt bent als de samenwerking stopt. Alles draait op jouw eigen accounts en je eigen domein. Stoppen we morgen, dan blijft het draaien en kan een ander verder.

Het valt stil precies wanneer je het nodig hebt

Koppelingen breken als een leverancier iets verandert, en meestal merk je dat te laat. Wij houden ze in de gaten en zetten ze terug, en jij kunt elke koppeling zelf uitzetten.

Lead Engine

Gevonden worden → aanvraag → opvolging → afspraak → rapport. Automatisering is het deel dat ervoor zorgt dat er onderweg niets blijft liggen.

Bekijk de Lead Engine →
Verder in Automation & Agents
Automatisering →Alles over Automation & Agents →
→Volgende stap

Benieuwd wat dit bij jou oplevert? Daar komen we in een half uur uit.

Start de A.C.E Scan → Plan een gesprek

Liever direct? Bel 06 12 08 49 38, reactie binnen een uur.

Start de A.C.E Scan